विद्युतिय राहदानी आफैले अनलाइनबाट आवेदन दिएर प्रक्रियामा प्रवेश गरेर सहजै पाउन सकिन्छ ।  तल विद्युतीय राहदानी (E-Passport) बनाउने प्रक्रिया (Process) सिकाईएको छ । 

१. अनलाइन आवेदन फाराम भर्ने (Pre–enrollment)

अनलाइनबाट प्रणालीबाट अनिवार्य रूपमा फाराम भरी मिति र समय बुक गर्नु पर्दछ । यसलाई प्रिइनरोलमेण्ट (Pre–enrollment) भनिन्छ । बुकिङ्ग गरेको मिति र समय भन्दा अगाडि आएर सिधैँ लाइन बसेको आधारमा सेवा उपलब्ध हुने छैन । आफ्नो बुकिङ्गको दिन तोकिएको समयमा मात्र आउनु पर्छ । 

राहदानीको लागि निवेदन गर्न प्रिइनरोलमेण्ट (Pre–enrollment) गर्दा पेश गर्नुपर्ने नागरिकताको प्रमाण पत्र, हाल निवेदकसँग भएको राहदानी, राष्ट्रिय परिचय पत्र वा सो को नम्बर भएको फाराम जस्ता आवश्यक कागजातहरूको फोटो खिची वा स्क्यान गरी तोकिएको साइजमा अपलोड गर्नु पर्नेछ । कुनै विवरण फरक परी सच्याउनु पर्ने अवस्थामा त्यसलाई पुष्टि गर्न थप कागजात पेश गर्नुपर्ने छ । त्यस्तो अवस्थामा त्यस्ता थप कागजातहरूको पनि फोटो खिची वा स्क्यान गरी अपलोड गर्नु पर्नेछ । अन्यथा नयाँ राहदानीमा पहिलेको राहदानीभन्दा फरक गरी विवरण संशोधन हुनेछैन ।

अनलाइन प्रणालीबाट अपोइण्टमेण्ट स्थान, मिति र समय लिएपछि फाराम भरेर अनलाइन प्रणालीबाट नै सवमिट (Submit) गर्नुपर्छ । त्यसरी सवमिट (Submit) गरेको फाराम आफ्नो इमेलमा पनि पठाउन सकिने छ । त्यसपछि सो फाराम प्रिन्ट गरी आफूले छानेको लाइभ इन्‍रोलमेण्ट सेन्टरमा लिएर जानुपर्छ । जस्तैः Department of Passport छानिएको भए राहदानी विभाग, DAO Kathmandu मात्र भए जिल्ला प्रशासन कार्यालय काठमाडौं जानुपर्ने छ । त्यसैगरी अन्य जिल्ला, इलाका प्रशासन कार्यालय वा विदेशस्थित नेपाली नियोगहरू पनि आफू बसेको जिल्ला वा देश अनुसार छनौट गर्न सकिने छ ।

प्रिइनरोलमेण्ट (-Pre–enrollment) गर्ने तरिका तल उल्लेख गरिएको छ । 

१. विद्युतीय राहदानीका लागि अनलाइन फाराम भर्न राहदानी विभागको वेबसाइट nepalpassport.gov.np मा गएर पोर्टलमा रहेको Apply for Passport मा क्लिक गर्ने वा सोझै https://emrtds.nepalpassport.gov.np/ मा जाने । Pre–enrollment for e–passport (विद्युतीय राहदानीका लागि आवेदन) देखा पर्नेछ । 

 २. त्यसपछि नीलो बटनको में 'Apply for passport राहदानीको लागि आवेदन'मा क्लिक गर्ने । स्क्रिन देखा पर्नेछ ।

(i) First Issuance (पहिलो पटक राहदानी लिन): पहिलो पटक राहदानी बनाउने वा पहिले हस्तलिखित राहदानी मात्र लिएकाहरूले First Issuance भन्ने Option छानेर फाराम भर्नुपर्छ ।

(ii) Renewal (म्याद सकिएको राहदानी नवीकरण गर्न): पुरानो मेशिन रिडेबल राहदानी (MRP) भएकाहरूले यस Option मा गएर फाराम भर्नुपर्ने छ ।

(iii) Replacement – Lost/Stolen (हराएको/चोरिएको राहदानीको सट्टामा): मेशिन रिडेबल राहदानी (MRP) वा विद्युतीय राहदानी लिएका तर हराएको वा चोरी भएकाहरूले यस Option मा क्लिक गरेर फाराम भर्नुपर्छ ।

(iv) Replacement–Damaged (बिग्रेको राहदानीको सट्टामा): मेशिन रिडेबल राहदानी (MRP) वा विद्युतीय राहदानी लिएका तर च्यातिएको, भिजेको वा अन्य कारणले पुन प्रयोग गर्न नमिल्ने भएको तर राहदानी साथमा भएको भए यस Option मा क्लिक गरेर फाराम भर्नुपर्छ ।

पहिले नै चाहिने कागजातहरू फोटो खिची वा स्क्यान गरी तोकिएको साइजमा राख्नुपर्नेः फोटो वा स्क्यान सक्कल कागजातबाट मात्र गर्नुपर्ने अन्यथा फाराम रद्द वा रिजेक्ट हुनसक्ने छ ।

राहदानीको लागि निवेदन गर्न प्रिइनरोलमेण्ट (Pre–enrollment) गर्दा पेश गर्नुपर्ने नागरिकताको प्रमाण पत्र, हाल निवेदकसँग भएको राहदानी, राष्ट्रिय परिचय पत्र वा सो को नम्बर भएको फाराम जस्ता आवश्यक कागजातहरूको फोटो खिची वा स्क्यान गरी तोकिएको साइजमा अपलोड गर्नु पर्नेछ । कुनै विवरण फरक परी सच्याउनु पर्ने अवस्थामा त्यसलाई पुष्टि गर्न थप कागजात पेश गर्नुपर्ने छ । त्यस्तो अवस्थामा त्यस्ता थप कागजातहरूको पनि फोटो खिची वा स्क्यान गरी अपलोड गर्नु पर्नेछ । अन्यथा नयाँ राहदानीमा पहिलेको राहदानीभन्दा फरक गरी विवरण संशोधन हुनेछैन ।

यो पढेर मात्र प्रिइनरोलमेन्ट फारम भर्नुहोला 

१) राहदानीको निवेदन पेश गर्नको लागि प्रिइनरोलमेन्ट पहिलो चरण हो । लाइभ इनरोलमेन्ट गर्ने ठाउँमा गएर बायोमेट्रिक बिबरण (तस्विर खिच्ने, औठा छाप लगाउने आदि) उपलब्ध गराए पछि मात्र यो चरण पुरा हुन्छ ।

२) यसरी भरेको निवेदन सच्याउन र लाइभ इनरोलमेन्टको लागि बुक गरेको मिति १५ दिन भित्र परिवर्तन गर्न सकिन्छ । 

३) प्रिइनरोलमेन्ट गरेको निवेदन अनिवार्य रुपमा प्रिन्ट गरेर अरु कागजात सहित पेश गर्नु पर्दछ । यदि त्यो हरायो भने पुन: लग इन गरेर अर्को प्रिन्ट निकाल्नु पर्छ ।

४) यदि लाइभ इनरोलमेन्टको लागि समय लिएको दिन सार्वजनिक बिदा पऱ्यो भने अर्को समय बुक गर्नुपर्छ । यस्तो अवस्थामा निवेदकले कित १५ कार्य दिन भित्र अर्को समय लिनु पर्छ कि उक्त समयभित्र सीधै इनरोलमेन्ट गर्ने ठाउँमा जानु पर्छ । 

२. रुजू गर्ने (Verification)

प्रि-इनरोलमेण्ट फारम भरी सेवाग्राहीले आफैले आफ्नो सबै विवरण राम्रोसँग भेरिफाई गर्नुपर्छ । सेवाग्राहीले ल्याएको फारम बारकोड रिडरबाट रिड गरी विद्युतीय राहदानी प्रणालीमा लगिन्छ ।त्यसपछि रुजू एकाइले सबै सक्कल कागजात भए नभएको/ल्याए नल्याएको जाँच गर्छ र निवेदकले अनलाइनमा पेश गरेका सबै कागजातहरू सक्कलसँग भिडाई रुजू गर्छ । अपलोड गर्न छुट भएका वा कागजात नपुग भएको भएमा कमेन्ट बक्समा कुन-कुन कागजात नपुग भएको हो सो खुलाई लाइभ इन्‍रोलमेण्टमा अपलोड गर्न निर्देश गर्छ । आवश्यक सक्कल कागजात निवेदकले नल्याएको भएमा वा नपुग भएमा निवेदकलाई ती कागजातहरू लिएर आउन अनुरोध गर्छ । सक्कल कागजातमा भएबमोजिमका विवरणहरू प्रिइनरोलमेण्ट फाराममा भए नभएको एकएक गरी भिडाउनुपर्छ । पहिले लिएको राहदानीसँग मेल खाएको छ छैन सो समेत भिडाउनु पर्नेछ । पहिले लिएको राहदानीमाभन्दा फरक विवरण पाएमा त्यसलाई पुष्टि गर्ने आधार अनिवार्य रूपमा पेश गर्नुपर्छ । कारण सहितका यथेष्ट प्रमाण नभएमा प्रमाणीकरण (भ्यालिडेशन) अधिकारी समक्ष पेश हुन्छ । 

त्यस अलावा रुजू अधिकारी तथा सेवाग्राहीके समेत विशेष ध्यान दिनुपर्ने कुराहरूमा

(१) नामको स्पेलिङ्ग,

(२) थर र नाममा गरिएको वर्गीकरण (जस्तै हरि पुन मगर नाम छ भने नाममा हरि र थरमा पुन मगर लेख्नुपर्ने छ । नाममा हरि पुन लेखे रिजेक्ट हुनेछ । त्यस्तै सीता यादव आचार्य नाम भएमा नाममा सीता थरमा यादव आचार्य लेख्नुपर्ने छ)

(३) जन्मस्थानमा नेपालमा भए जिल्ला विदेशमा भए देशको नाम उल्लेख गर्नु पर्नेछ । पहिले लिएको राहदानी भन्दा यो विवरण फरक पार्न पाइने छैन । पहिले गलत उल्लेख हुन गएको भए यथेष्ट प्रमाण पेश गर्नु पर्नेछ

(४) जन्म मितिः विक्रम सम्बत् र इस्वी सम्बत् खुलाएको जन्म मिति सही रुजू गर्नु पर्नेछ । पहिले लिएको राहदानी वा नागरिकता भन्दा फरक जन्म मिति पाइएमा उचित आधार, यथेष्ट कारण सहितको प्रमाण पेश गर्न लगाउनु पर्नेछ ।

(५) नागरिकता नम्बर

(६) राष्ट्रिय परिचय पत्र नम्बर

(७) पुरानो राहदानी नम्बर, त्यसको जारी मिति र जारी स्थान

(८) नेपालमा खबर गर्नुपर्ने व्यक्तिको नाम र ठेगाना (कहिलेकाही निवेदकले आफ्नै नाम लेख्ने गरेको पाईको छ । यस्तो गरेको अवस्थामा आवेदन फाराम रिजेक्ट हुन्छ ।)

उल्लिखित सबै विवरण जाँच गरी ठीक पाइएमा निवेदकले ल्याएको फाराममा रुजू गर्ने अधिकारीले नाम, दर्जा, दस्तखत र मिति लेखी राजस्व भुक्तानीका लागि पठाइन्छ ।

३. राहदानी शुल्क तिर्ने (Revenue Collection)

राहदानी शुल्क भुक्तानीका लागि राजस्व व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (Revenue Management Information System–RMIS) बाट प्रत्येक व्यक्तिका नाममा छुट्टाछुट्टै कोड तयार (Generate) गरी त्यही कोडका आधारमा सम्बन्धित व्यक्ति निवेदकका नामबाट बैक वा अनलाइन (हाल e–Sewa) मार्फत राजस्व सङ्कलन गर्नु पर्नेछ । राजस्वको दर राहदानी नियमावली २०७७ को अनुसूची ४ बमोजिम हुनेछ । राजस्व भुक्तानी पछि राजस्व भुक्तानीको कोड सहितको भौचर दिएर लाइभ इन्‍रोलमेण्ट (Live Enrollment) एकाइमा बायोमेट्रिक गर्नका लागि पठाउनु पर्नेछ । 

४. लाइभ इनरोलमेण्ट (Live Enrollment)

सम्बन्धित अधिकारीले कागजात अपलोड भए नभएको हेर्छन् । भेरिफिकेशनबाट कुनै निर्देशन प्राप्त भएको भए सो अनुसारको कार्य हुन्छ । सम्बन्धित अधिकारीले तपाइँले पस्नुभएको सक्कल कागजात बमोजिमको विवरण भिडाई हेर्नेछन् । त्यसपछि निवेदकको ल्याप्चे सहिछाप लिने र फोटो खिच्ने कार्य गर्नु पर्नेछ । ल्याप्चे सहिछाप बुढी औँलाको नमिलेमा अर्को कुनै औँलाको लिनेछन् । कुनै पनि औँलाको ल्याप्चे लिन नसकिने अवस्थामा ल्याप्चे सहिछाप बाईपास हुन्छ । तर त्यसका लागि ल्याप्चे बाईपास गर्ने अधिकारीको नाम पद र दस्तखत सहितको स्वीकृति फाराममा नै उल्लेख हुन्छ । तत्पश्चात् निवेदकको सबै औँलाको सहीछाप निवेदन फारामको पछाडि बुझिने गरी लिई त्यसलाई पनि स्क्यान गरी अपलोड गर्छन् ।

सबै कागजातहरू रुजू भएपछि विवरणहरू निवेदकले भने बमोजिमको छ छैन जाँच गर्न फाराममा लेखिएको विवरण ठीक छ छैन जाँच गरी फरक परे संशोधन गरेर दुरुस्त भए सोही फाराममा दस्तखत गर्न निवेदकलाई पठाइन्छ । रुजू गराई निवेदकको दस्तखत लिई सकेपछि त्यस फारामलाई पनि अनिवार्य अपलोड गरिन्छ । निवेदकको दस्तखतको तलपट्टि फाराम बुझाएको मिति र  enrollment centre को नाम लेखिन्छ । निवेदकसँग कुनै विवाद भएमा वा निवेदकले पेश गरेका कागजातहरूमा शङ्का लागेमा सम्बन्धित अधिकारीले validation officer समक्ष पेश गर्छन् ।

५. भ्यालिडेशन (Validation)

राहदानीको लागि पेश गरेको निवेदन रिजेक्ट हुनसक्ने अवस्थामा बाहेक पेश गरेका कागजातका आधारमा राहदानीको निवेदन स्वीकृत गर्ने कार्य भ्यालिडेशनबाट हुन्छ । राहदानीको निवेदन रिजेक्ट हुनसक्ने कारणधेरै हुन सक्छ । कागजात नमिलेमा, विवरण फरक परेमा वा कुनै कारणवश राहदानी जारी गर्न नसकिने भएमा राहदानी निवेदन रिजेक्ट हुन्छ । यसरी निवेदन रिजेक्ट हुनासाथ सो को जानकारी SMS मार्फत निवेदक समक्ष पुग्नेछ । तसर्थ राहदानीको निवेदन रिजेक्ट गर्नु पर्नाको कारण छोटकरीमा बुझिने गरी खुलाईदिएका हुन्छन् । यसरी SMS मा प्राप्त भएको कारण मुताबिक निवेदकले ती कागजात सङ्कलन गरी पुनः निवेदन गर्न सक्छन् । 

६. केन्द्रीय अनुसन्धान (Central Investigation)

कागजात नमिलेमा, विवरण फरक परेमा वा अन्य कुनै कारणवश राहदानी जारी गर्न नसकिने भएमा राहदानीको निवेदन रिजेक्ट हुन्छ । यसरी निवेदन रिजेक्ट हुनासाथ सो को जानकारी SMS मार्फत निवेदक समक्ष पुग्छ । तसर्थ राहदानीको निवेदन रिजेक्ट गर्नु पर्नाको कारण छोटकरीमा बुझिने गरी खुलाइन्छ । यसरी SMS मा प्राप्त भएको कारण मुताबिक निवेदकले ती कागजात सङ्कलन गरी पुनः निवेदन गर्न सक्छन् । राहदानी विभागको केन्द्रीय अनुसन्धान एकाइमा केके कारणले राहदानी रद्द हुन सक्छन् भन्ने तल उल्लेख गरिएको छ ।

७. छपाइ (Printing)

स्वीकृत राहदानी छपाइमा जानछ । छपाइ पश्चात् निवेदन दर्ता भएको केन्द्र छुट्याई गुणस्तर परीक्षणका लागि जान्छ ।

८. गुणस्तर परीक्षण (Quality Control) 

राहदानीको गुणस्तर– फोटो, लेमिनेशन, अक्षर, युभि रे, च्यातिए नच्यातिएको, मेसिनले पढ्न सक्ने नसक्ने जस्ता सबै अन्तर्राष्ट्रिय स्तरमा तोकिएका मापदण्ड बमोजिमका सुरक्षा विशेषताहरूको जाँच यहाँ गरिन्छ । गुणस्तर फेल भएका राहदानीहरू पुनः छपाइका लागि पठाइन्छ ।

९. बक्स प्याकेजिङ्ग (Box Packaging)

गुणस्तर पास भएका राहदानीहरू इनरोलमेण्ट कोड अनुसार छुट्याई प्याकेजिङ्ग हुन्छ ।

१०. बक्स डिस्याच (Box Dispatch)

प्याकेजिङ्ग भएका राहदानी राखिएको बक्समा अर्को बारकोड राखी सबै राहदानीको सूचि सहित डिस्प्याच गरिन्छ ।

११. बक्स रिसिभिङ्ग (Box Receiving)

डिस्प्याच भएको सूचि अनुसारको राहदानी वितरण केन्द्रमा बक्स नै रिसिभ गरिन्छ । त्यसपछि बक्समा सूचिमा उल्लेख भए बमोजिमको राहदानी भए नभएको जाँच गरिन्छ । सो रुजू भएपछि राहदानीहरू निवेदकलाई वितरण गर्न योग्य हुन्छन् ।

१२. सन्देश प्रवाह (Messaging)

तयार भएका राहदानीहरूको बक्स रिसिभ भएपछि निवेदकहरूलाई राहदानी बनेको सूचना प्रवाह हुन्छ । सोही बमोजिम राहदानी वितरण गर्ने एकाइले कार्य योजना बनाउछन् ।

१३. राहदानी जारी तथा सुरक्षण गर्ने (Issue and Secure)

वितरण शाखाले वितरण भएका राहदानीहरूको दैनिक सूचीकरण गर्छ । व्यक्तिगत राहदानी वितरण गर्दा प्रणालीबाट Issue गरी राहदानी secure भएपछि मात्र वितरण हुन्छ । Secure नभएको राहदानी विद्युतीय राहदानी प्रणालीमा आबद्ध हुँदैन ।